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Organisation d'événements

1.1 - Planification

La planification d’un événement écoresponsables requiert une réflexion basée sur le principe de priorisation des 3R (réduire à la source, réutiliser et recycler) généralement utilisé en gestion des déchets. Cette logique doit cependant dans ce cas-ci être appliquée à l’ensemble de l’événement, soit :

  • réduire au minimum la consommation de nouvelles ressources;
  • optimiser l’utilisation de ressources matérielles afin d’éviter le gaspillage;
  • limiter au minimum la quantité de rejets et de polluants.
     

Le but d’une telle démarche est également de maximiser au passage les impacts positifs de l’événement du point de vue socioéconomique, dans une perspective de développement durable.

Minimiser l’achat et l’utilisation de matériel nécessite d’établir à priori une liste des besoins, et ce, pour toutes les activités prévues lors de l’événement (accueil, conférences, alimentation, hébergement, etc.).

Certaines considérations importantes sont souvent oubliées dans l’organisation d’événements. Soulignant les dimensions sociales et économiques du développement durable, les pratiques visant à s’assurer d’un meilleur accès aux événements pour les personnes à mobilité réduite ou à faible revenu, par exemple, sont considérées comme des mesures d’écoresponsabilité. L’application des mesures écoresponsables aux exposants de même que les services offerts aux participants sont aussi des volets trop souvent négligés dans l’organisation d’événements. Ce sont pourtant des mesures ayant un fort impact sur leur rayonnement à l’intérieur et à l’extérieur du campus.

Communications responsables
La communication responsable est le tout dernier des volets écoresponsables des événements à avoir vu le jour. Elle en est à ses tout débuts et ratisse beaucoup plus large que l’événementiel puisqu’elle a pour but d’orienter l’ensemble des activités de l’industrie des communications vers des pratiques plus responsables, bien au-delà de la simple gestion des impressions. Initiée à l’origine par plusieurs spécialistes du secteur, une bonne partie des connaissances développées ont été assemblées et bonifiées en 2012 par l’Observatoire de la Consommation responsable de l’UQAM par l’entremise du Tableau de bord de la communication responsable (disponible en ligne).

La grille des mesures proposée ici s’inspire en partie de cet outil afin de proposer quelques mesures à mettre en place dans le cadre de vos communications événementielles. 

1.2 - Choix des fournisseurs

Il peut s’avérer difficile de choisir un fournisseur de produits ou de service dans le cadre d’un événement écoresponsable en raison, notamment, de la méconnaissance des organisateurs et des budgets limités. Il devient dès lors important de dégager certains critères d’écoresponsabilité qui vous guideront dans votre recherche de fournisseurs.  

1. Le fournisseur est-il engagé dans une démarche de développement durable?
Une entreprise, lorsqu’elle s’engage sur une telle voie en fait généralement la promotion, que ce soit sur son site Internet, ses brochures, ses catalogues, etc. Soyez attentif, car le simple fait de se limiter aux lois et règlements ne suffit pas à faire une démarche de développement durable crédible ! Une entreprise ayant à cœur l’écoresponsabilité placera cette dernière au centre de ses activités. Aussi, n’hésitez pas à leur demander lorsque vous faites une demande de prix. 

2. Le fournisseur a-t-il intégré une dimension sociale à ses activités?
Plusieurs entreprises, dans le domaine des services traiteurs notamment, comportent un volet social. Il peut très bien s’agir de réinsertion sociale destinée à des personnes en difficultés ou encore de la remise de dons, sous une forme ou une autre, à un organisme.   

3. le fournisseur est-il situé à proximité géographiquement? Et qu’en est-il des produits qu’il vous offre?
Vous pouvez établir vous-même un critère de localisation géographique : l’Île de Montréal, la Communauté Métropolitaine de Montréal, le Québec, etc. Les différentes certifications et normes existantes en développement durable situent dans un rayon allant de 100 à 400 km leur critère de « localité ». Toutefois, il est plus important de prendre en considération la nature ainsi que le lieu de production des produits proposés que le siège social ou la succursale de l’entreprise elle-même. En effet, l’essentiel des impacts, qu’ils soient positifs ou négatifs, repose en général davantage sur le produit lui-même que sur son site de vente ou de distribution. 

Grille des mesures

Voici une liste non exhaustive (et sujette à amélioration constante) des différents volets d’un événement ainsi que les mesures de réduction possibles qui leur sont reliées.  

 

 1.1 - Documents, impressions et communications  responsable

MESURESDÉTAIL

1.1.1

Réduire au minimum la consommation de papier 

Consultez le guide de réduction de la consommation de papier et son annexe.


L’UdeM a mis en place une série de mesures visant à réduire l’impact sur l’environnement de sa consommation de papier, notamment :

- par une réduction à la source;
- par l’achat de produits à contenu post-consommation;
- par l’achat de certifiés FSC.

1.1.2

Envoyer les documents en format électronique

Envoyer les impressions sur demande seulement

1.1.3

Diffuser de messages destinés aux participants à l’écran 

Le service UdeMTélé peut être utilisé sous certaines conditions *service disponible pour les unités de l’UdeM seulement

http://www.bcrp.umontreal.ca/joindre/index.html


L’ICÉA en collaboration avec la FEP a organisé en juin 2015 un congrès international sur l’éducation des adultes réunissant près de 400 personnes de partout à travers le monde. La diffusion de messages d’intérêt général dans trois langues a permis d’informer adéquatement les participants tout en évitant des centaines, voire des milliers d’impressions

 1.2 - Achat de matériel

MESURESDÉTAIL

1.2.1

Minimiser les achats de matériel

Dresser une liste du matériel devant être utilisé au cours de l’événement et réutiliser au maximum le matériel existant. L’équipe du développement durable souhaite favoriser le prêt de matériel entre les unités administratives.

1.2.2

Acheter du matériel minimisant les impacts sur l’environnement  

Prioriser l’achat de matériel et d’équipements intégrant un maximum de matériaux recyclés, à faible consommation en énergie et qui soient réutilisables

Participez au forum d’échange (A venir)

 1.3 - Accès

MESURESDÉTAIL

1.3.1 

Choisir des bâtiments offrant un accès aux personnes à mobilité réduite

Si des personnes à mobilité réduites participent à votre événement, vous pouvez faire le choix d’un local ou d’un pavillon qui leur est accessible. Les bâtiments de l’UdeM accessibles aux personnes à mobilité réduite est disponible sur le site Internet de l’établissement, sous l’onglet Plan campus (cocher Accessibilité sous la rubrique Transport et déplacements).

1.3.2

Rendre l’événement accessible aux personnes à faible revenu

Pour les événements payants, il est possible de favoriser la participation de personnes à faible revenus, par exemple :

- en établissant des échelles de tarifs (principalement utilisé lors d’événements internationaux pour favoriser la participation de personnes venant de pays en développement);

- en fournissant des titres de transport pour les personnes à faible revenus.

1.3.3

Rendre l’événement accessible aux parents-étudiants 

Les organisateurs d’événements peuvent encourager les parents-étudiants à participer à leur événement en leur proposant des services adaptés.  


La halte-garderie le Baluchon de la FAÉCUM offre un service de gardiennage de courte durée pour ses membres mais également pour les non-membres (certaines conditions s’appliquent)  

1.4 - Accueil

MESURESDÉTAIL

1.4.1

Réutiliser des badges destinés aux participants 

Choisir des badges qui comportent une partie plastifiée à l’intérieure de laquelle on peut insérer un papier sur lequel on indique le nom du participant. 

1.5 - Kiosques et organismes externes 

MESURESDÉTAIL

1.5.1

Inciter les exposants à réduire à la source 

Encourager l’adoption de mesures de réduction à la source, notamment :

- utiliser des bannières et décors réutilisables;

- limiter la distribution de matériel promotionnel au strict nécessaire. 

1.5.2

Étendre les mesures d’écoresponsabilité aux exposants 

Les organisateurs doivent faire part aux exposants des mesures qui les concernent, notamment :

- pour la consommation d’eau et d’aliments;

- concernant la gestion des matières résiduelles.

1.6 - Conférences

MESURESDÉTAIL

1.6.1

Présenter les mesures d’écoresponsabilitéaux participants 

Expliquer les initiatives écoresponsables mises de l’avant par les organisateurs avant ou en début d’événement et demander la collaboration des participants lorsque nécessaire

(ex : demander aux participants d’utiliser leur gourde d’eau)